Project Manager - как эффективно управлять проектом

Работа даже небольшой компании – это сложный процесс, где каждый член команды занят своим делом. Руководитель отвечает за весь вектор деятельности компании, финансовый директор контролирует ее финансовое состояние, бухгалтер занимается отчетностью. Как правило, у любой компании есть отделы, выполняющие разные задачи, а у каждого отдела есть руководитель. 

Если компания создает и реализует какую-либо продукцию или оказывает стандартизированные услуги, в рабочих процессах редко возникают неприятные сюрпризы – все уже отработано до мелочей, а каждый сотрудник действует, согласно инструкции. Другое дело, если речь идет о проектной работе.

Даже для компании, где проектная деятельность является основной, каждый новый проект – это вызов. Потому что сложно предсказать, как будет развиваться проект, какие задачи потребуется выполнить, где могут возникнуть сложности. Руководитель отдела или директор с этими задачами не справится – во-первых, у них есть и собственные рабочие задачи, во-вторых – потребности проекта нередко выходят за границы компетенций одного отдела и, соответственно, его руководителя. 

По этой причине крайне востребованным специалистом на рынке является проектный менеджер – специалист, знающий принципы управления проектами, и способный довести дело от начала до конца.                                      

Кто такой менеджер проекта 

Проектный менеджер — это специалист, ответственный за планирование, координацию, выполнение и контроль за проектом от его начала до завершения. Он выступает в роли лидера, который направляет усилия команды к достижению конечной цели проекта, соблюдая установленные сроки, бюджет и качество работ. 

Проджект-менеджер может быть нанят для реализации какого-то крупного проекта компании или быть штатным специалистом, круг задач которого заключается в управлении проектами компании.

Основные задачи и обязанности проджект-менеджера

Проектный менеджер играет ключевую роль в реализации проектов, обеспечивая их успешное выполнение. В круг обязанностей и задач специалиста входит:

1. Планирование проекта. Проектный менеджер разрабатывает детальный план проекта, определяя цели, задачи, ресурсы, сроки и бюджет. Он учитывает все необходимые этапы и зависимости между ними.
2. Организация команды. Проджект-менеджер формирует команду, распределяет задачи и обязанности между участниками проекта. Он также обеспечивает мотивацию и эффективное взаимодействие внутри команды.
3. Управление ресурсами. Менеджер проекта отвечает за распределение ресурсов, включая финансовые, человеческие и материальные. Он следит за бюджетом и расходами проекта, а также обеспечивает доступность необходимых ресурсов в нужное время.
4. Контроль выполнения проекта. Проектный менеджер непрерывно отслеживает выполнение проекта по срокам, бюджету и качеству. Он регулярно проводит анализ прогресса, идентифицирует риски и проблемы, и принимает меры для их решения.
5. Управление коммуникациями. Проджект-менеджер обеспечивает эффективное общение между членами команды, заказчиками, заинтересованными сторонами и другими участниками проекта. Он предоставляет информацию о статусе проекта и решает конфликты, возникающие в процессе работы.
6. Риск-менеджмент. Проектный менеджер идентифицирует потенциальные риски проекта и разрабатывает стратегии и планы их управления. Он также готовит планы восстановления и резервные варианты действий в случае возникновения проблем.
7. Завершение проекта и оценка результатов. По завершении проекта менеджер анализирует результаты и эффективность выполнения целей. Он оценивает производительность команды, изучает уроки из опыта проекта и формулирует рекомендации для будущих проектов.

Эти задачи и обязанности позволяют эффективно управлять проектом от начала до конца, достигая поставленных целей и обеспечивая высокий уровень качества работы.

Почему менеджер проекта так важен для компании 

В проектной деятельность риск провала очень высок. Неопределенность – это обычное свойство любого проекта, где даже одна неизвестная может повлиять на сроки и жизнеспособность всего проекта. 

Если проект очень важен для развития компании, а тем более, если вся прибыль компании зависит от реализованных проектов, проджект-менеджер становится человеком №1 в команде. Ведь именно от него зависит, будет ли проект доведен до ума или нет. 

Согласно статистике, у 70% компаний неудачным становится как минимум один проект в год. От провала здесь не застрахован никто, и крах может постигнуть даже самые многообещающие проекты. Достаточно обратиться к истории: 

• Взрыв космического корабля Challenger в 1986 году был результатом ряда ошибок в управлении проектом и пренебрежения безопасностью, что привело к трагическим последствиям.
• В 2012 году компания Knight Capital Group столкнулась с катастрофической ошибкой в проекте внедрения системы OCS. Неправильно настроенное программное обеспечение привело к массовому исполнению ошибочных сделок, что привело к потере около 440 миллионов долларов за один день торгов.
• Стадион "Зенит-арена", также известный как "Крестовский стадион", в Санкт-Петербурге, тоже яркий пример провала в проектном менеджменте. Строительство стадиона затянулось на 10 лет, срок его сдачи переносился как минимум восемь раз, а бюджет увеличился в семь раз.

Но примеров, когда эффективное управление позволило реализовать самые смелые и амбициозные проекты, тоже немало: 

• Международная космическая станция (МКС) является символом международного сотрудничества и научных достижений. Проект успешно объединил усилия различных стран и организаций для создания уникальной научной лаборатории и платформы для исследований в космосе.
• Запуск ракеты SpaceX Falcon Heavy в феврале 2018 года стал важным событием в истории космической индустрии. Проект требовал высокой степени координации, инженерной точности и тщательного планирования, что привело к успешному запуску и демонстрации возможностей частного сектора в космосе.
• Проект разработки и выпуска Boeing 787 Dreamliner демонстрирует успешное внедрение новаторских технологий, коллективную работу глобальных команд и управление сложными поставками, что привело к созданию одного из наиболее передовых и комфортабельных лайнеров. Еще до первого полета новой модели уже было продано 677 самолетов.

Зная, как важно проектное планирование, компании высоко оценивают труд проджект-менеджеров.

Сколько зарабатывает менеджер проекта

По состоянию на 2023 год средняя зарплата проджект-менеджера в России составила 130-160 тыс. руб. 

Начинающий специалист может рассчитывать на зарплату 70-75 тыс. руб., что довольно неплохо для старта. 

Специалист с опытом управления проектами от 1 года до 3 лет уже может претендовать на зарплату 130-150 тыс. руб. 

Менеджерам с большим опытом в профессии, которые готовы взяться за сложные проекты, готовы платить от 180-200 тыс. руб. и выше. 

Как стать проектным менеджером

Нередко позиция проджект-менеджера является естественным этапом в развитии карьеры специалиста. В основном, это касается сфер деятельности, где от менеджера проектов требуются уверенные знания hard skills – это IT, строительство и архитектура и др. В этом случае специалисту потребуется изучить некоторые дополнительные навыки, чтобы приступить к работе на новой позиции. 

Но не для всех проектов необходимо разбираться в технических деталях на уровне профессионала, чаще всего достаточно простого понимания, как все работает. Поэтому профессии проектного менеджера можно обучиться с нуля:

• самостоятельно,
• по программе бакалавриата в университете,
• на обучающих курсах,
• на стажировках в крупных компаниях, предпочитающих самостоятельно подготавливать специалистов.

Обучение на проджект-менеджера может занять от нескольких месяцев до четырех лет – это зависит от способа и программы обучения. 

Какие навыки нужны менеджеру проектов

Особых технических навыков для этой профессии не требуется. Но важно знать основные инструменты контроля над проектами и владеть методами и техниками планирования.

Программное обеспечение для управления проектами:

• Asana. Платформа с широким спектром функций, позволяющая создавать задачи, устанавливать сроки, назначать ответственных и отслеживать прогресс.
• Trello. Гибкая система карточек и досок, которая позволяет организовывать задачи, создавать списки дел и делиться информацией с членами команды.

Методы и техники планирования и контроля проектов:

• Agile. Гибкий подход к управлению проектами, основанный на итеративной разработке и активном взаимодействии с заказчиком.
• Scrum. Один из подходов Agile, в котором проект разбивается на короткие периоды, называемые спринтами, и каждый спринт завершается выпуском продукта.
• Waterfall. Традиционная методология, в которой каждая фаза проекта выполняется последовательно, и переход к следующей фазе происходит только после завершения предыдущей.

Управление рисками включает в себя идентификацию, анализ, планирование и контроль рисков с целью минимизации негативных последствий. Для контроля за расписанием и бюджетом применяются инструменты, такие как Gantt-диаграммы, диаграммы Перта и т. д.

Эти методы и инструментарий помогают проектным менеджерам эффективно организовывать, планировать, управлять и контролировать проекты в соответствии с поставленными целями и требованиями заказчика.

Не менее (а иногда даже более) важны для менеджера проекта развитые soft skills:

• Лидерские качества и управленческие навыки. Эти навыки включают способность вдохновлять и мотивировать команду, устанавливать ясные цели, принимать решения и грамотно распределять ресурсы.
• Навыки коммуникации и управления конфликтами. Общение и эффективное взаимодействие действительно важно. Необходимо наладить коммуникацию со всеми участниками процесса, заинтересованными в положительном результате – руководством, членами команды, заказчиками. Управление конфликтами позволяет разрешать разногласия в конструктивном ключе и поддерживать позитивный микроклимат в рабочем коллективе.
• Умение планировать и организовывать ресурсы. Эти навыки включают способность разрабатывать детальные планы проекта, распределять ресурсы, определять приоритеты и управлять сроками выполнения задач.
• Адаптивность и умение принимать решения. В современном бизнесе важно быть гибким и адаптивным, готовым к изменениям и вызовам. Умение принимать решения помогает быстро реагировать на изменения в окружающей среде и эффективно решать проблемы.

Эти навыки в совокупности позволяют проектному менеджеру эффективно управлять проектами, достигать поставленных целей и обеспечивать успех команды. Развитие этих навыков является ключевым аспектом карьерного роста в области проектного менеджмента.

Памятка начинающему проджект-менеджеру: как эффективно управлять проектом

Чтобы привести проект к успешному завершению, рекомендуется обратить внимание на ключевые принципы эффективного управления проектом. Они универсальны и подходят для любой сферы деятельности. Рассмотрим каждый из них подробнее:

1. Установление четких целей и ожиданий. Определение конкретных и измеримых целей проекта помогает всей команде понять, что от них ожидается, и сосредоточить свои усилия на достижении этих целей.
2. Делегирование и распределение обязанностей. Распределение задач и ответственности между членами команды позволяет использовать ресурсы проекта оптимальным образом и обеспечить эффективное выполнение работы.
3. Постоянное общение и обратная связь с участниками проекта. Регулярное общение помогает синхронизировать усилия команды и предотвратить недопонимание.
4. Регулярный мониторинг прогресса и адаптация планов. Постоянное отслеживание прогресса позволяет оперативно выявлять проблемы, это дает возможность своевременно адаптировать планы и стратегии.
5. Формирование эффективной команды. Построение сильной команды с разнообразными навыками и качествами способствует более полному и комплексному решению задач проекта.
6. Мотивация и вовлечение участников проекта. Мотивация членов команды способствует повышению производительности и качества работы, а также создает благоприятную рабочую атмосферу.
7. Работа с разнообразными личностями и культурными особенностями. Учет различных предпочтений, стилей общения и культурных особенностей помогает строить эффективные отношения внутри команды и предотвращать конфликты.

Эти принципы являются основой успеха в управлении любыми, даже не самыми простыми проектами, и способствуют достижению поставленных целей в соответствии с ожиданиями заказчиков и других сторон, заинтересованных в проекте.

В качестве итога

Проджект-менеджер – это специалист, который руководит проектом на всех его этапах. Его задачи – составить план, оценить риски, грамотно распределить ресурсы и командные усилия, чтобы довести проект до финиша в установленные сроки. 

Успех проекта во многом зависит от компетенций проджект-менеджера. Поэтому труд этих специалистов востребован и хорошо оплачивается. 

Профессии менеджера проектов можно обучиться с нуля. Но для успеха в профессии важно развивать “гибкие” навыки (soft skills), так как для эффективного выполнения большей части задач потребуются именно они.