Онлайн-касса для интернет-магазина - что нужно знать владельцу

В соответствии с российским законодательством, компании или индивидуальные предприниматели, обслуживающие розничных покупателей, обязаны использовать контрольно-кассовую технику нового образца (онлайн-кассы). 

Эти требования касаются, в том числе и компаний, занимающихся онлайн-продажами. То есть, чтобы продавать товары через интернет-магазин, не нарушая закон, платеж должен быть проведен через онлайн-кассу, а покупателю направлен электронный чек. 

Тем, кто только начинает бизнес онлайн, не всегда бывает просто разобраться во всех нюансах: нужна ли онлайн-касса или можно обойтись и без нее (да, из общего требования, как всегда, есть исключения), как вообще работает эта система и что нужно сделать, чтобы ее подключить, какой вид контрольно-кассового оборудования подойдет лучше и др. 

Далее мы разберем основные моменты, касающиеся онлайн-касс, которые необходимо знать владельцу онлайн-бизнеса. 

Для чего нужны онлайн-кассы и по какому принципу они работают

Онлайн-касса – это цифровое устройство, используемое для фискализации и учета финансовых операций. Эта технология обрела особую актуальность в сфере интернет-торговли, где она служит неотъемлемым инструментом для ведения законной и прозрачной бухгалтерии.

Главной целью онлайн-кассы является соблюдение законодательства о фискализации и учете финансовых операций. Она призвана заменить традиционные кассовые аппараты, обеспечивая более современные и эффективные методы учета.

Основной функционал контрольно-кассового оборудования – это передача данных в электронной форме. Каждая финансовая транзакция автоматически фиксируется в системе онлайн-кассы. Все эти сведения перенаправляются в контролирующие налоговые органы для дальнейшей обработки и мониторинга.

Стоит понимать, что интернет-эквайринг и онлайн-касса – это не одно и то же. Интеграция эквайринга на сайт позволяет получать платежи онлайн, но не дает возможность формировать фискальные чеки и направлять данные в ФНС. 

Нужна ли интернет-магазину онлайн-касса

В России действует Федеральный закон № 54-ФЗ, который устанавливает обязательность использования онлайн-касс в целях фискального учета при реализации товаров и услуг физическим лицам. Этот закон обязывает предпринимателей проводить все расчеты с потребителями через онлайн-кассы. И интернет-магазинов это требование тоже касается.

В общем случае это действительно так. Но есть и частные случаи, когда онлайн-касса не требуется. Всего таких случаев три:

1. Если владелец интернет-магазина самозанятый или ИП на НПД, а в магазине реализуется продукция собственного производства. В этом случае достаточно оформить чек через приложение “Мой налог”. В качестве примера можно привести небольшие магазины, где продается мыло ручной работы, авторские украшения, собственноручно изготовленные мягкие игрушки, изделия из дерева и др.
2. Если магазин не принимает предоплату, а товары оплачиваются при получении сотруднику курьерской службы или в пункте выдачи, который не принадлежит магазину. Обязанность выдать покупателю чек в этом случае лежит на организации, которая осуществляет доставку товара и принимает за него оплату. Например, магазин рассылает покупки почтой или службой доставки с наложенным платежом – тогда покупатель вносит оплату за покупку и получает чек при получении посылки. 
3. Онлайн-платежи принимаются исключительно через платежный агрегатор. Некоторые платежные сервисы и агрегаторы берут на себя обязанности по выдаче чека покупателю, и эти функции всегда прописываются в договоре. Если договором такая услуга предусмотрена, интернет-магазину не стоит заботиться о подключении кассы и ее регистрации. 

Во всех остальных случаях необходимо подключить кассу и проводить через нее платежи, чтобы избежать возможных санкций от налоговых органов.

Что будет, если не подключать или не использовать онлайн-кассу

Несоблюдение требований Федерального закона № 54-ФЗ об использовании онлайн-касс может повлечь за собой серьезные последствия для бизнеса. 

Индивидуальным предпринимателям при нарушении придется заплатить штраф, размер которого составит до 50% от суммы каждого неучтенного расчета, но не менее 10 тыс. руб. Для компании размер штрафа будет рассчитываться в размере до 100% от каждой незафиксированной в ФНС суммы, но не менее 15 тыс. руб. для небольших компаний, и 30 тыс. руб. для остальных. 

За нарушения в крупном размере, а также за повторные нарушения деятельность компании может быть приостановлена на срок до 3 мес. 

Виды онлайн-касс

Существует несколько видов онлайн-касс, которые соответствуют требованиям законодательства:

1. Стационарные кассы. Могут быть в виде POS-систем или терминалов. Также возможны упрощенные варианты: фискальные регистраторы, подключаемые к системе продаж, единственная функция которых – выдача чека. 
2. Мобильные кассы. Переносные устройства, которые можно использовать где угодно. Большой популярностью пользуются модели “2 в 1” – онлайн-кассы с эквайрингом, которые совмещают в себе сразу обе функции: принимают оплату с банковской карты и выдают чек.
3. Облачные кассы. Подходят для онлайн-платежей. Данные хранятся в облачном пространстве, что позволяет управлять продажами и фискальными операциями через интернет. Все кассовые операции производятся автоматически. 

Выбираем онлайн-кассу для интернет-магазина

Выбор оборудования для контрольно-кассового учета – ответственное мероприятие. Чтобы определить подходящий тип устройства, нужно точно знать, как магазин планирует принимать оплату и доставлять товары. Также имеет значение система налогообложения, выбранная компанией или ИП. 

Рассмотрим несколько основных сценариев приема оплаты:

• Онлайн-оплата
• Оплата курьеру
• Оплата в пункте выдачи

Если магазин предлагает несколько вариантов оплаты, то может потребоваться несколько видов онлайн-касс. 

Онлайн-оплата

Прием платежей онлайн – самый популярный вариант, который использует большинство интернет-магазинов. Облачная онлайн-касса, которая подключается к сайту – лучший выбор в данном случае. Касса работает круглосуточно в автоматическом режиме, принимая платежи и формируя и рассылая электронные чеки. 

Бизнесу, использующему упрощенную систему налогообложения, для работы достаточно только облачной кассы. Но если используется общая система налогообложения, в дополнение к облачной потребуется еще и стационарная касса для оформления чека на зачет аванса.

Также напомним, что при приеме оплаты с помощью платежных сервисов и агрегаторов подключение онлайн-кассы может не потребоваться, если обязанности по фискализации берет на себя сервис. 

Оплата курьеру

В качестве основного способа оплаты используется редко, но многие интернет-магазины предоставляют услуги доставки товаров на дом с возможностью оплаты при получении. 

Если товары доставляет сторонняя служба доставки, то обязанность выдачи чеков ложится на их сотрудников, и магазину онлайн-касса не нужна. 

Но если у магазина есть собственная курьерская служба, то у курьера на момент доставки должна быть возможность выдать покупателю чек. Для этих целей оптимальна мобильная онлайн-касса или устройство, где касса совмещена с терминалом оплаты. 

Оплата в пункте выдачи

Если речь идет о почте или о пункте выдаче службы доставки или транспортной компании, то онлайн-касса не потребуется. 

Но если у интернет-магазина есть собственные пункты выдачи, их будет необходимо оборудовать одним из вариантов стационарных касс. 

Подключение и регистрация онлайн-кассы

Шаг 1: Подписание договора с Оператором фискальных данных (ОФД). 

ОФД избавляет предпринимателя от необходимости отчитываться за каждый чек перед налоговой службой. Все чеки с кассового аппарата сначала передаются в ОФД, который затем пересылает их в ФНС в соответствующем формате. Чтобы подать заявление на регистрацию кассы в ФНС, нужно обязательно заключить договор с Оператором. За исключением ситуаций, когда работа ведется в отдаленных местах, где отсутствует связь. 

Воспользуйтесь официальным реестром ФНС, чтобы выбрать Оператора. Стоимость услуг ОФД практически одинакова у всех провайдеров.

Некоторые компании, предоставляющие аренду облачного контрольно-кассового оборудования, предоставляют также услуги ОФД в рамках единого договора. Уточните, предоставляет ли компания, где вы арендуете облачную кассу, такие услуги. 

Шаг 2. Оформление электронной подписи.

Чтобы пройти процедуру онлайн-регистрации ККТ, потребуется квалифицированная электронная подпись. Если КЭП отсутствует, для ее получения необходимо обратиться в налоговую службу, эта услуга бесплатна. Если КЭП уже имеется, заново получать ее не нужно. 

Шаг 3. Подача заявления на регистрацию онлайн-кассы.

Заявление подается онлайн на сайте ФНС, личного визита в налоговую службу не требуется. Все сведения заполняются в личном кабинете, в разделе «Учет контрольно-кассовой техники». Для регистрации потребуется указать следующую информацию:

• Адрес и место, где установлена касса – ваш физический адрес, где будет размещено оборудование, или адрес дата-центра, если арендуется облачная касса. 
• Модель и заводской серийный номер кассы и фискального накопителя.
• Сведения об использовании оборудования – отметьте подходящие для вашего случая пункты галочкой. 
• ОФД, которое будет вас обслуживать и с которым заключен договор – выбирается из списка. 

После того, как заявление отправлено, потребуется некоторое время для его обработки – дождитесь успешного окончания проверки. 

Шаг 4. Регистрация онлайн-кассы. 

Если все сведения были указаны верно и заявление принято, контрольно-кассовому оборудованию присваивается уникальный регистрационный номер. Его можно увидеть на сайте в ФНС в сведениях о регистрируемой онлайн-кассе. 

Этот номер нужно ввести в онлайн-кассу вместе с вашим номером налогоплательщика. Для этого дается 24 часа с момента проверки заявления. Если номера введены правильно, касса выдаст печатный отчет о регистрации. 

Сведения из распечатанного отчета – время выдачи чека, его номер и символы из строки “Фискальный признак” – потребуется ввести в разделе «Отчет о регистрации ККТ» вкладки «Учет контрольно-кассовой техники», а затем отправить информацию, подтвержденную электронной подписью.

Шаг 5. Получение регистрационной карточки.

Если все действия выполнены правильно и оборудование получило статус “ККТ зарегистрирована”, в вашем личном кабинете сайта ФНС будет создана карточка регистрации. 

Шаг 6. Зарегистрируйте кассу у ОФД.

Откройте сайт вашего Оператора, перейдите в личный кабинет и, следуя инструкции сайта, добавьте ваше оборудование и укажите регистрационные параметры. 

Теперь касса готова к использованию. 

В качестве итога

Интернет-магазины обязаны использовать онлайн-кассы, за некоторым исключением. Если касса неисправна или отсутствует, за продажу товаров можно получить штраф.

Интернет-магазин может иметь несколько видов онлайн-касс, но основной вид для онлайн-оплаты – это облачная касса. 

Регистрация в ФНС обязательна для каждой онлайн-кассы, даже для облачной. 

В магазине готовых сайтов IT-бутик можно выбрать подходящий для вашего бизнеса интернет-магазин, к которому легко можно подключить любую систему оплаты, а также настроить интеграцию с удаленной (облачной) онлайн-кассой.